Başarılı kurumsal yönetişim güncel ve sağlıklı bilgiye dayanan değerlendirmeler gerektirir.  Nasıl iyi beslenmeyen bir canlı sağlıklı yaşayamazsa, zamanında ve iyi bir şekilde bilgilenmeyen bir yönetim kurulu da sağlıklı olarak çalışamaz.  Bu nedenle, yönetim kurullarında değerlendirilen konular ve sunulan bilgilerin kapsamı ve kalitesi, kurumsal yönetişimin kalitesini belirleyen en önemli unsurdur.

Yönetim Kurullarının hangi konularda ve hangi detayda bilgilendirileceği kurumun özelliklerine ve karşılaştığı konulara bağlı olarak hem kurumlar arasında, hem de aynı kurumda zaman içerisinde farklılıklar gösterir.  Ancak, yönetim kuruluna sunlan bilgiler dört boyutta ele alınabilir: 

(i)                  yönetim kurulunun başta stratejik konular olmak üzere karar alacağı konularda karar için gerekli bilgiler,

(ii)                 yönetim kurulunun kurumun karşılaşabileceği riskler ile ilgili sağlıklı değerlendirmeler yapabilmesini sağlayacak bilgiler, 

(iii)                yönetim kurulunun kurumun performansının değerlendirmesini sağlayacak bilgiler, ve

(iv)               hukuki gereksinimleri de içeren genel bilgiler.

Yönetim kuruluna sunulan bilgilerin sağlıklı olabilmesi için bazı ilkelere uymaları gerekiyor. 

(i)                  Öncelikle, yönetim kurulunun en önemli sınırlarından birisinin zaman olduğu değerlendirilerek bilgilerin detaya boğulmamasına, karar için gerekli ve yeterli derecede öz olmasına dikkat edilmelidir.  

(ii)                 Yönetim kuruluna sunulan bilgilerin mânalı olabilmesi için daha önceki gerçekleşmeler, daha önce belirlenmiş hedefler ve/veya rakiplerin ve en iyilerin bilgileri ile karşılaştırmalı bir şekilde sunulması önem taşır. 

(iii)                Bilgilerin karara esas oluşturacak derecede güncel ve zamanında sunulması da önem taşır. 

(iv)               Bilgilerin karar verilmesini kolaylaştıracak kapsamda ve güvenilir kaynaklardan elde edilmiş olması da dikkat edilmesi gereken önemli bir unsurdur.             

(v)                Bilgilerin algılamayı kolaylaştıracak şekilde, grafiklere ve görsel boyuta önem vererek hazırlanması, yönetim kurulunun bilgileri deşifre etmeye değil karara odaklanmalarına yardımcı olur.

Yönetim kurullarının kurumun performansının ve ana stratejik projelerdeki gelişmelerin yanısıra rakipleri, müşterileri, ana tedarikçileri, ikame ürün piyasalarını; genel sosyal, ekonomik, politik ve teknolojik gelişmeleri; kanun, yönetmelik ve düzenleyici kurul kararlarındaki gelişmeleri; piyasa şartlarındaki ve şirket evliliklerindeki değişimleri, hissedarların beklentilerini, çalışanların memnuniyeti ve kurumun itibarı konusundaki gelişmeleri yakından takip etmeleri gerekiyor.  Bu nedenle, yönetim kurulu bilgi sistemlerinin bu konulardaki gelişmelerin yönetim kurulu ile paylaşımını sağlayacak şekilde düzenlenmesi fayda sağlıyor.

Kurumun işleyişi konusunda tüm paydaşlara güvence sağlama sorumluluğunu da taşıyan yönetim kurullarının kurumun kontrol sistemlerindeki gelişmelerden, yolsuzluklar veya etik kodlara uyumsuz davranışlardan zamanında haberdar olmaları gerekiyor.  Bu nedenle, yönetim kurullarının bu kapsamdaki bilgilere doğrudan ulaşabilmesini sağlayacak sistem ve süreçlerin geliştirilmesi de önem taşıyor.

Yönetim kurullarının önemli görevlerinden birisi de kurumun üstlendiği risklerin iyi yönetildiğinden emin olmaktır.  Bu nedenle, kurum için risk oluşturabilecek konuların tespiti, bu riskleri azaltabilecek tedbirler ve bu tedbirlerin maliyetleri, gerektiğinde azaltılamayan risklerin üçüncü partilerle paylaşılması konusundaki fırsat ve politikaları da değerlendirmeleri gerekiyor.  Bu nedenle, bu konudaki gelişmeler ve değişimler hakkındaki bilgiler de yönetim kurulu bilgi paketi içerisinde yer almalıdır.

Yönetim kurullarının önemli görevlerinden bir diğeri de üst düzey atamalar için devamlılık planlarının oluşturulmasıdır.  Bu nedenle, kurum içinde üst düzey görevlerde bulunanları ve bu konuma gelmeye aday olabilecek kişileri değerlendirebilecek düzeyde bu kişilerle ilgili yetkinlik ve performans bilgilerinin de yönetim kurulu bilgileri kapsamında yer alması gerekiyor.  

Yönetim kurullarının etkili çalışabilmesi için toplantı tarihlerinin önceden belirlenmesi, her toplantı için karara gelecek konular hakkında en az bir hafta önceden yeterli bir şekilde bilgilendirilmeleri, yıllık zaman planlaması içerisinde tüm önemli konuların kapsanmasına dikkat edilmesi faydalı oluyor. 

Yönetim kurulu toplantılarının sadece tek taraflı yönetimin bilgi sunma süreci haline dönüşme riskini azaltabilmek için toplantı için gerekli bilgilerin önceden üyelerin incelemesine sunulması, toplantı gündemlerinin kurum açısından en önemli konular etrafında belirlenmesi, kurumun kritik konularını tartışmaya yeterli zaman ayrılması, ve normal toplantı düzeni içinde yeterince detaylandırılması daha güç olan stratejik değerlendirmeler, risk değerlendirmeleri ve devamlılık planları gibi konularda gerektiğinde özel toplantıların düzenlenmesi faydalı oluyor.

Dr. Yılmaz ARGÜDEN

Yönetim Kurulu Başkanı 

ARGE Danışmanlık

Rothschild, Türkiye

www.arguden.net